VI – تخطيط المشارع / وثيقة المشروع
1 – لماذا وثيقة للمشروع؟
إن وثيقة المشروع هي وثيقة تصورية تتضمن بشكل تسلسلي، منطقي ومكتوب كل المعطيات التحليلية حول وضعية معينة، وتشكل هذه الوثيقة دليلا توجيهيا لإنجاز أنشطة متوقعة في أطار المشروع، كما تمثل أحسن وسيلة لتقديم المشروع متدخلين أساسيين آخرين إذا تبين أن البحث عن الدعم أصبح ضروريا. وبشكل مركز فإن وثيقة المشروع تؤدي عدة مهام:
- تقديم المشروع وعرض المنهجية التي سيعمل بها لإنجازه.
- تبرير مناسبة المشروع وملاءمته والحث لدى الممولين على اتخاذ القرار من أجل تمويله أو الاستثمار فيه.
- تعبئة الموارد
- تتبع تنفيذ المشروع
- تقييم المشروع
- تحصيل تجربة الجمعية واستثمارها.
- التواصل مع المحيط الخارجي.
2 – رسم وثيقة المشروع:
رسم وثيقة المشروع
1 –شكل المشروع
2 – ملخص المشروع
3 –عرض حول الوضعية / الإشكالية
4 – وصف المشروع
أ – الهدف الإجمالي
ب – الأهداف الخاصة
ج – النتائج المتوخاة / المنتظرة,
د – الأنشطة المتوقعة.
ي - المؤشرات.
5- مخطط العمل.
6 - الشركاء.
7 – تتبع المشروع.
8 – جدوى وديمومة المشروع.
أ – الجدوى والديمومة التقنية.
ب – الجدوى والديمومة المالية.
ج – الجدوى والديمومة المؤسساتية.
9 – تقييم المشروع.
10 ميزانية المشروع.
3– تقديم فروع وثيقة المشروع:
1 - شكل المشروع:
ويتلعق الأمر بنظرة موجزة تقدم كافة المعلومات الضرورية والأساسية لإعطاء فكرة عامة حول المشروع. وتستخدم كواجهة لغلاف وثيقة المشروع. وتتضمن العناصر التالية:
- عنوان المشروع.
- تعيين موضع المشروع.
- الجمهور المعني.
- مدة المشروع.
- تمويل المشروع.
- الميزانية العامة.
- التمويل المطلوب.
- شركاء المشروع.
- صاحب المشروع.
- الشخص الممكن الاتصال به (زاوية الاتصال)
2 - ملخص المشروع :
وهو تقديم مركز للمشروع بطريقة الحكي أو الاستعراض. ويشكل هذا الجانب القسم الأول من وثيقة المشروع بحيث يتم إعطاء المعلومات الرئيسية حول المشروع للشركاء او المنظمات المطلوبة لتمويله وخصوصا.
- المشكلة موضوع التدخل
- الحلول المقدمة
- أهداف وأنشطة المشروع
- مدة المشروع
- الشركاء ومساهماتهم
- التمويل المطلوب
3 - تقديم الوضعية:
إن فعالية الحل المقدم من طرف المشروع يرتبط بالطريقة التي تم بها تحديد المشكلة وفهمها وتحليلها.
لذا فمن المستحسن الاستعراض الواضح للمشاكل التي من المفترض أن يقدم لها المشروع حلولا، وكذا الحاجيات المفترض تغطيتها. ويجب أن يكون بيان المشكل يجب ان يكون مركزا وأن يعكس بصورة دقيقة الجزء المحوري للمشكل وأن ينفذ إلى عمقه المشكل وأن لا يكتفي بمظاهره. قد يبدو أنه من الأحسن إعطاء نظرة عامة عن الوضعية المطروحة للحل لكن يجب التمكن بسرعة من عرض المشاكل الخصوصية للمشروع.
وهكذا، فمن الضروري:
- حصر العرض في الوضعية المرتبطة بالمشكل.
- تقسيم المشاكل إلى مشاكل فرعية (حاجيات) ذات حجم أصغر بالإمكان اشباعها.
- تحديد وتوصيف المشاكل بوضوح وكذا الحاجيات الخصوصية التي سيقدم لها المشروع حلا.
- إظهار أن المشاكل هي فعلية مع الاعتماد على نتائج البحث، والإحصائيات والمعلومات المستخلصة من مرحلة تحديد المشروع.
- وصف المشاكل والحاجيات بشكل يجعل الحلول المقترحة نتيجة لاستنتاجات منطقية.
4 - وصف المشروع:
وهو القسم المركزي لوثيقة المشروع، وهو يعني تقديم الهدف الإجمالي والأهداف الخاصة والنتائج المتوقعة والأنشطة.
ويجب الإشارة إلى أن هذه العناصر يجب أن توضع في مرحلة التخطيط للمشروع. ويجب أن يتبع التقديم تطورا منطقيا يوضح العلاقات بين مختلف العناصر.
أ – الهدف الإجمالي:
يمثل الهدف الإجمالي التغيير المحتمل المرغوب فيه في حياة الجمهور المعني،كما أن أنشطة المشروع تساهم في الوصول إلى هذا الهدف، وتمكن في حد ذاتها من مساعدة الفريق المستهدف للسير في هذا الاتجاه.
ويجب أن يشكل الهدف الإجمالي جوابا مباشرا للوضعية التي تم تقديمها في توصيف المشكل كما يجب ان تستبق الأهداف الخاصة التي سيتم تقديمها في الفرع اللاحق.
ب – الأهداف الخاصة:
إن المشروع هو في حد ذاته جواب عن مشكل معين،ويمكن أن يكون حصيلة مجموعة متعددة من الاسباب. ويتطلب المشروع بذل جهد من أجل علاج بعض الأسباب. أما الأهداف الخاصة فتحدد وتعدد الشروط التي يجب وضعها لعلاج أسباب المشكل، وهي بذلك تؤشر للشروط المستخلصة للوصول إلى الهدف الإجمالي للمشكل.
وبقدر ما تكون الأهداف واضحة بقدرها يكون من السهل تخطيط وتنفيذ الأنشطة التي ستكون ضرورية للوصول إلى الأهداف.
ج – النتائج المتوخاة / المنتظرة:
وتمثل هذه النتائج المواد المنتجة ضمن مشروع معين والتي يجب أن تقود إلى الوصول إلى الهدف الخاص ويتعلق الأمر بتجديد ما يجب إنتاجه أو عمله أثناء المشروع للوصول إلى الأهداف.
د – الأنشطــة :
وهي مجموعة المهام التي سيتم إنجازها للحصول على النتائج المتوخاة للمشروع .
فكل مجموعة من الأنشطة المحددة يجب أن تكون مرتبة ضمن نظام زمني ومنطقي.
وبقدرما كانت الأنشطة مفصلة بقدر ما عكست مختلف المراحل التي من خلالها سيتم الوصول إلى النتائج المتوخاة .
ي – المؤشــرات :
تبين المؤشرات ما يجب التأكد منه قصد تحديد درجة إنجاز كل الأهداف الخاصة للمشروع. فإذا كانت الأهداف الخاصة واضحة فسيكون من السهل استخراج المؤشرات ويعتبر مهما أن تستوفي المؤشرات الشروط التالية :
- أن تكون مرتبطة بالهدف وبالنتيجة المنتظرة؛
- أن تكون مقاسة؛
- أن تكون قابلة للفحص والتأكد؛
5 - مخطط العمــل:
يمكن مخطط العمل من تقديم كل الأنشطة المتوقعة في إطار المشروع ضمن تراتبية ومجال زمني وتراتبيته وتسلسل واقعي ومنطقي وعموما، فإن مخطط العمل يقدم على شكل جدول تسطر فيه:
- الأنشطة التي سيتم القيام بها حسب نظام محدد؛
- الوسائل الضرورية لتحقيق كل نشاط؛
- المسؤول عن إنجاز كل نشاط؛
6 – الشركــاء:
على مستوى هذا الفرع يجب وصف نوعية وأعداد المستفيدين من المشروع من بين مجموع الجماهير. ويجب تحديد مشاركة المستفيدين أثناء تحديد المشكل، واقتراح الحلول وشرح المساهمات المالية والعينية التي سيقدمها المستفيدون للمشروع.
وحينما يتعلق الأمر بنشاط يستهدف فقط فريقا من المستفيدين، فمن الأهمية تفسير كيف تم اختيار هذا الفريق. و تجب الإشارة كذلك إلى مختلف الشركاء المساهمين في تحديد المشكل وفي التخطيط للنشاط وكذا المساهمة المالية والمادية والتقنية التي سيقدمونها لتحقيق المشروع. كما يعتبر مهما وصف نوعية العلاقة التي تربط بين مختلف
7 – تتبع المشـروع :
بخصوص هذه الفقرة، فإن الجمعية مدعوة لتحليل كيف سيتم القيام بعمليات التتبع، ومن هي الهيئات التي ستكون مسؤولية عن ذلك ( عددها وتكويناتها)، وما هي العلاقات التي تجمع بين مختلف الشركاء من أجل تنفيذ وتتبع ومراقبة إنجاز العمل.
8 – جدوى وديمومة المشروع:
كل مشروع يجب أن يبين جدوى الحلول المطروحة ودوامها من الناحية التقنية والمالية والمؤسساتية إن نوعية وحجم المشروع هو الذي يحدد أي نوع من التحليلات يجب أخذها بعين الاعتبار.
9 – الجدوى والديمومة التقنية:
في هذا الفرع يجب تفسير لماذا اعتبرت المنهجية أو التقنية المتبناة لإنجاز المشروع الأفضل لحل المشكل، وكيف تم اختيارها من تقنيات ومناهج أخرى ويعتبر هذا النوع من التحليل ضروري بالنسبة لكل المشاريع لأنها تستلزم منهجية وتقنية للوصول إلى الأهداف.
وإذا كان تأثير المشروع يرتبط بالاستخدام الدائم لتقنية خاصة أو استثنائية، فيجب أن توضح الوثيقة الجهود التي بذلت لضمان ديمومته .
وفي هذا الفرع يجب النظر أيضا إلى مدى قدرة المستفيدين على الاستمرارية أو عند الضرورة على إعادة إنتاج النظام التكنولوجي الموصى به، وهل يتوفر المستفيدون على المعرفة والقدراة الكافية للاستمرار في الاستجابة للشروط التقنية المشروع إذا توقف الدعم الخارجي؟ وما هي الاحتياطات المتخذة لضمان استمرارية المشروع؟
ب : الجدوى، والديمومة المالية
إن الجدوى المالية تمكن من الحكم على درجة نجاح للمشروع بتسيير رشيد يجب إظهار قدرة المشروع على تغطية تكاليفه في الفترة المحددة للوصول إلى الأهداف، وكيف يتسنى للمشروع الصمود ماديا، وعلى ماذا ترتكز ديمومته، وفي هذا الفرع أيضا يجب على الجمعية أن تظهر أن الغلاف المالي المقدر لإنجاز المشروع يعتمد على تحليل مالي دقيق ورشيد (بدون مبالغة ولا سوء تقدير) .
ولهذا السبب، يجب توضيح أن التقدير المالي تم وضعه بناء على دراسة مالية، وخبرة مماثلة وآراء أشخاص ذوي معرفة وتخصص الخ .
كما أنه من الأهمية تبيان كيف سيكون المشروع قادرا على در موارده الذاتية لضمان استمراريته وسيره في المستقبل.
ج – الجدوى والديمومة المؤسساتية:
إن قضية معرفة جدوى المشروع ومدى ديمومته ترتبط إلى حد بعيد بدرجة مشاركة المستفيدين، والتزام الشركاء والقدرة المؤسساتية للجمعية على تسيير المشروع. وفي هذه الحالة، يجب إظهار أن موارد الجمعية تمكنها من إنجاز المشروع وتتبع أنشطته، وبالنسبة للجهة الممولة فالأمر يتعلق بتقييم القدرة التنظيمية وبتسيير الجمعية.
- وفي هذا الفرع يجب على الجمعية:
- تقديم نبذة عن تاريخها؛
- وصف جميع الأعمال التي أنجزتها؛
- إظهار تناغم المشروع وانسجامه مع الأولويات ومع استراتيجية التدخل؛
- تفسير كيف تنوي استكمال المشروع بعد انسحاب التمويل الخارجي؛
9 – تقييم المشـروع :
وفي هذا الفرع يجب على الجمعية أن تفسر ضرورة إنجاز تقييم للأعمال التي تنوي القيام بها. ويجب شرح النتائج المتوقعة إلى المؤشرات الموضوعة في مرحلة المشروع .
وتجب الإشارة إلى أن الجمعية يجب أن تفسر كيف سيتم إنجاز عملية التقييم ومن المسؤول عنها؟ كما أنه يعتبر مهما إظهار كيفية إشراك السكان في هذه العملية؟ ...
10 – ميزانية المشـروع:
ويتعلق الأمر بتقديم الوسائل والموارد الضرورية لإنجاز الأنشطة المتوقعة في إطار المشروع.
ويجب أن تترجم هذه الأنشطة بشكل رقمي لمعرفة التقدير الإجمالي للمشروع.
ويجب تهوية أعمدة الميزانية على أقصى حد للحصول على ميزانية مفصلة وواضحة.
ويجب تثمين كافة إسهامات الشركاء وأخذها بعين الاعتبار بما فيها مساهمات السكان المعنيين كيفما كان شكلها.
4 – تمويل المشروع :
من الأهمية بمكان التذكير بأن الموارد ليست فقط مادية ولا يكون مصدرها فقط من الخارج، وهذا سيدفعنا إلى تركيز الانتباه والتفكير أكثر أثناء التحاور مع الساكنة على الموارد البشرية والمادية وأكثر أيضا على الموارد المحلية.
-5 – طلب التمويل الخارجي :
يتم طلب التمويل بتهييء ملف للتمويل وإرساله إلى المنظمة المعنية .
ويجب أن يشتمل هذا الملف على الوثائق التالية:
- رسالة تتعلق بطلب تمويل المشروع؛
- وثيقة المشروع؛
- تقرير عن أنشطة الجمعية؛
- الملف القانوني للجمعية؛
6 - المعايير المطلوبة لتمويل المشروع:
وتختـلف هذه المعايير من منظمة إلى أخرى، وبصفة عامة يجب أخذ أربعة معايير بعين الاعتبار:
- وضعية المشكل بالمقارنة مع أولويات المنظمة؛
- درجة مشاركة ومساهمة المعنيين بالمشروع؛
- الآليات والميكانيزمات الضامنة لاستمرارية المشروع؛
قدرة الجمعية على تسيير وإنجاح المشروع؛
وقبل تقديم طلب التمويل، من الضروري أخذ العناصر التالية بعين الاعتبار:
- عقد لقاء أولي مع المنظمة المعنية؛
- الحصول المعلومات الضرورية حول مقتضيات وشروط تمويل المنظمة؛
- معرفة الأولويات الحالية للمنظمة والتمويلات المفضلة لديها؛
- التأكد من الانخراط الفعلي لكل الجهات المعنية بالمشروع؛