VII – تنفيذ وتتبع المشــروع
1 – تهييء مرحلة التنفيذ:
إن التنفيذ هو ترجمة الأنشطة المخططة لأعمال ملموسة على أرض الواقع، وللحصول إلى ذلك يجب على الجمعية أن تضع رهن إشارة المشروع كل الوسائل والآليات المادية والبشرية والمالية الضرورية.
وحتى يتسنى التسيير الجيد للمشروع، يجب على الجمعية أن تحدد مرحلتين:
1 – البرمجة الهادفة إلى وضع مخطط عمل؛
2 – الانطلاقة الفعلية للمشروع والتي تؤدي إلى وضع أجندة لتنفيذ الأنشطة
2 -برمجة مرحلة التنفيذ:
ما هي الفائدة من برمجة مرحلة التنفيذ؟ إن برمجة التنفيذ تمكن من تنظيم الأنشطة بالسهر على تسلسلها وترتيبها حسب الزمان والمكان. وتستلزم العملية تحكما في التكاليف والوقت.
أ- ما هي الجدوى من البرمجـة؟ تتجلى البرمجة ب:
- توقع كل الأنشطة الواجب تنفيذها لإنجاز المشروع؛
- إظهار الروابط يسن مختلف الأنشطة؛
- توزيع الأنشطة حسب الزمان والمكان وتخصيص الوسائل الضرورية لتنفيذها.
وتجدر الإشارة إلى أن البرمجة تقتضي فريقا كاملا للعمل
ب – إيجابيات البرمجــة :
تمكن البرمجة من
- رسم المشروع بشكل دقيق وواضح؛
- التوفر على مخطط عمل يأخذ بعين الاعتبار الآجال المحدد والوسائل المتاحة؛
- التمكن من استخراج المهام التي يعتبر إنجازها رئيسا لنجاح المشروع؛
- التوفر على كافة الوسائل الممكنة من تتبع سير أنشطة المشروع للوصول إلى تقويم حقيقي؛
ج – مراحل البرمجـة :
المرحلة الأولــى:
- تشريح المشروع وتحليله:
وتعتبر هذه المرحلة جد هامة لكونها تمكن فريق التسيير من معاينة المشروع عبر روابط مكوناته، وتظهر بوضوح كيف يتلاقى إنجاز الأهداف / الأنشطة في مختلف المستويات، وكيف تتفارق .
إن تشريح المشروع يجب أن يتم في مختلف الدرجات، من الهدف إلى النشاط حتى يتم النشاط حتى يتم التوصل على رسم تخطيطي على شكل شجرة.
وقبل بدء تشريح المشروع، فمن الأحسن مراجعة مختلف العناصر التي تم ذكرها في المقترح كالهدف الإجمالي والأهداف الخاصة والأنشطة.
ويبقى ضروريا العودة إلى هدف المشروع، لأن هذا يساعد الجمعية على ضبطه وتحديده من جهة، وعلى التوفر على تصور واضح لكل أهدافه ومدى ملاءمتها للميدان من جهة أخرى.
ونفس الشيء بالنسبة للأهداف الخاصة، فإن تذكرها يساعد الجمعية على التحكم في الأنشطة وتنظيمها بغية الوصول إلى الأهداف المذكورة.
المرحلـة الثانيـة:
تسطير لائحة الأنشطة:
إن الأنشطة تكون مرقمة في المقترح، لذا يكون مهما مراجعتها من أجل بدء هذه المرحلة: ومباشرة بعد تحديد الأنشطة، فيجب أن يتم تحليلها وبالتالي تقسيمها إلى أعمال صغيرة أي عمليات مصغرة وتكمن الصعوبة في هذه المرحلة في اختيار مستوى جيد لهذا التفصيل.لان لائحة الأنشطة يجب أن تكون مفصلة، إلا أن تحليلها يجب أن يكون معتدلا من حيث الطول والقصر .
المرحلـة الثالثــة : المدة والوسائل والمسؤوليات:
وهو أمر حاسم، إذ يشكل جزءا من أهم المعايير المأخوذة أثناء التقييم. لذا فمن الأحسن اختيار وحدة جيدة للوقت حسب مدة المشروع،وتعتبر وحدة "الأسبوع" جيدة بشكل عام أما تقدير المدة فهو من اختصاص الفريق وخاصة الشخص المسؤول عن إنجاز الأنشطة.
المرحلـة الرابعــة: وضع مخطط العمل:
ضمن المراحل الثلاثة المذكورة يتم استخراج الأنشطة والمدد والأشخاص المسؤولين والتنفيذ ووسائل الإنجاز وهذه المعلومات تشكل العناصر الأساسية لمخطط العمل ويمكن أن يتم تقديمه على شكل جدول للسماح بمعاينة مختلف الأنشطة بشكل سهل.
ويمكن لمخطط العمل أن يستخدم كآلية لمراقبة التنفيذ :
الأنشطة
|
مدة الإنجاز
|
وسائل الإنجاز
|
المسؤول
|
المرحلة 1
| |||
المرحلة 2
| |||
المرحلة 3
|
وهذا يسمح للجمعية (الأعضاء المعنيون بالمشروع) بتسيير جيد للعمل وبتحديد سريع لسير أشغال المشروع. ويسمح هذا أيضا لباقي المتدخلين بالتوفر على نظرة إجمالية حول الأنشطة وحول النظام الذي سيتم بواسطته إنجازها.
ب : انطلاقـة المشـروع :
إنجاز مشروع ما هو أيضا توحيد كل الطاقات نحو هدف مشترك، وتحميل المسؤولية أيضا للمتعاونين وتسيير أشغال المشروع ومراقبة النتائج.
وتعتبر مرحلة انطلاقة المشروع هامة جدا، لأنها تعطي الدفعة الضرورية لمرور الأفكار إلى مرحلة التطبيق. ويتميز هذا الطور أيضا بالمراحل التالية:
المرحلة الأولى: وضع المشروع على الطريق:
- الحصول على التراخيص والتصريحات الضرورية.
- الاجتماع بالجمهور المستهدف لإخباره بإعطاء انطلاقة المشروع.
- المصادقة على كل التزامات مختلف المتدخلين.
المرحلة الثانية: توضيح تنظيم المشروع:
يجب تحديد اختصاصات كل واحد وذلك بشكل واضح ودقيق لأن تداخل بعض المهام يمكن أن يكون عامل ضعف ويؤدي إلى ضعف في فعالية.
- ماهي الأنشطة التي كلف بها؟
- ماهي النتائج المنتظرة من الأنشطة التي تحمل مسؤوليتها؟
- ماهي مدة إنجاز كل مشروع مسؤول عليه؟
- ماهي وسائل إنجاز هذه الأنشطة؟
وفي نفس الوقت، فإن العلاقة ما بين الجمعية ومختلف الشركاء يجب أن تكون واضحة وجد محددة، وعلى كل جهة أن تعرف وتصادق على دورها في المشروع.
المرحلة الثالثة: وضع أجندة إنجاز الأنشطة:
إن الأنشطة المنصوص عليها في مخطط العمل يجب أن توزع على جدول حسب أزمنة تنفيذها. ويوضح هذا الجدول مدة، وبداية ونهاية كل مهمة والتفاعل الحاصل بين مختلف المهام.
ومن هذا المنطلق، فمن الضروري تحليل العلاقات الحاصلة بين العمليات وابراز تسلسلها بشكل واضح. فبعض هذه العمليات يمكن إنجازه بشكل متوازن في حين يجب إنهاء البعض الآخر وإنجاحها قبل البدء في نشاط آخر.
اجندة تنفيذ الأنشطة
أنشطة/مدة
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
المهمة1
المهمة 2
المهمة 3
المهمة 4
|
المرحلة الرابعة: وضع نظام لتبادل المعلومات داخل الفريق:
إن المشروع عبارة عن وحدة حتى ولو تعددت الأهداف وكثر المتدخلون. لهذا فإن المسؤول على المشروع يجب أن يحرص على تمرير المعلومات حول تنفيذ المشروع لدى كل الفاعلين، وليس فقط أعضاء الفريق المكلف بالإنجاز بل أيضا لدى المسؤولين الإداريين وممولي المشروع والمستفيدين منه. وعليه، فيجب على المسؤول أن يضع نظاما للاتصال والإخبار.
وتجدر الإشارة إلى أن مجمل هذه العناصر تمكن من ضمان تتبع جيد لأنشطة المشروع. وقد يبدو أحيانا أنه من الصعب العمل بهذه العناصر من طرف جمعية معينة، ولكن الممارسة أكدت أهميتها في استكمال المشروع واتقانه وفق الأهداف المحددة. ومع ذلك يظل مهما تكييف هذه العناصر مع الحاجيات والوضعيات التي تواجهها الجمعية.
تتبع المشروع :
إن التتبع هو مجموعة من الأنشطة المندرجة ضمن المشروع والتي تهدف إلى التأكد هل يتم توظيف موارد المشروع واستخدامها من أجل تحقيق النتائج المتوخاة.
- ويمكن تمييز نوعيين من عمليات التتبع:
تتبع الإنجازات وتتبع سير المشروع.
- ويتجلى تتبع الإنجازات في التأكد من مدى ملاءمة استخدام موارد المشروع وفق الميزانية والأجندة المتوقعة، ويهدف أيضا إلى معرفة هل تم الحصول على النتائج في الوقت المناسب وبطريقة فاعلة وناجعة وأخيرا فإن تتبع المنجزات يهدف إلى تحديد المشاكل والبحث عن حلول سريعة.
- تتبع سير المشروع يبحث عن معالجة درجة فعالية النسق والوسائل المستخدمة لتنفيذ المشروع، ويتعلق الأمر بدراسة مواقف المستفيدين من المشروع، وجودة المنتوج والخدمات المقدمة وأيضا الوسيلة التي يعتمدها المحيط الخارجي لتنفيذ المشروع بصورة عادية.
- ومن أجل ضمان تتبع أقرب للمشروع سواء على مستوى الإنجازات أو سير الأشغال فإن الجمعية مدعوة إلى تبني مجموعة من الآليات العملية لتتبع متكيف مع طبيعة المشروع ومحيط المتدخلين. وبصفة عامة، فإن آليات تتبع وتسيير المشروع يمكن أن تأخذ الأشكال التالية:
- مخطط العمل (أنظر فرع 1)
- أجندة التنفيذ والإنجاز.
- الجدول الزمني للأنشطة.
- تقرير تقدم وسير العمل.
- دعامات تمرير المعلومات الداخلية.
دعامات التواصل الخارجي.